Datenschutzerklärung

Der Schutz deiner persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten deine Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, TKG 2021). In dieser Datenschutzinformation informieren wir dich über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen unserer Website sowie unseres Vereinsbetriebs.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Iron City Gaming Steyr
ZVR-Zahl: 1809397273
Vereinsadresse (Vereinsheim): Krypta (Stadtplatz Steyr), Eisengasse 1, 4400 Steyr
E-Mail-Adresse: office@icg-steyr.at
Website: www.icg-steyr.at
Vertreten durch den Vorstand: Stefan Etlinger

Datenverarbeitung bei der Kontaktaufnahme

Wenn du per Formular auf unserer Website oder per E-Mail Kontakt mit uns aufnimmst, werden deine angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer und der Inhalt deiner Anfrage) zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert.

Rechtsgrundlage: Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) – das berechtigte Interesse besteht darin, Anfragen an den Verein effizient zu beantworten. Sofern in der Anfrage sensible Daten nach Art. 9 DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten) enthalten sind, erfolgt die Verarbeitung nur nach ausdrücklicher Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

Datenverarbeitung bei der Vereinsmitgliedschaft

Wenn du unserem Verein beitrittst (z. B. über unser Online-Beitrittsformular), erfassen und speichern wir jene Daten, die für die Begründung und Abwicklung der Mitgliedschaft erforderlich sind. Diese sind: Name, Geburtsdatum, Geschlecht, akademischer Grad, Anschrift, Kontaktdaten und ggf. Bankdaten für den Mitgliedsbeitrag.

Zweck: Verwaltung der Mitglieder, Organisation des Vereinsbetriebs (Spieleabende, TCG/Tabletop-Turniere, Pen & Paper Runden etc.), Einladung zu Generalversammlungen, Vorschreibung von Mitgliedsbeiträgen.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) auf Basis unserer Vereinsstatuten.

Auftragsverarbeiter: Zur Verwaltung unserer Mitglieder nutzen wir die Plattform Vereinsplaner (Lmnop group GmbH, Linz). Mit dem Anbieter wurde ein datenschutzrechtlich notwendiger Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO abgeschlossen. Die Daten werden sicher auf Servern innerhalb der EU (Deutschland) gespeichert.

Bild- und Videoaufnahmen (Öffentlichkeitsarbeit)

Im Rahmen unserer Vereinsaktivitäten (wie Turniere, offene Spieleabende und Events in der Krypta) werden gelegentlich Fotos oder Videos angefertigt, um unsere Aktivitäten auf unserer Website, in unserer WhatsApp-Community oder auf unseren Social-Media-Kanälen (z. B. Discord, Instagram, Facebook) zu präsentieren.

Rechtsgrundlage bei gezielten Aufnahmen: Für Porträtfotos oder Aufnahmen, bei denen du im Fokus stehst, holen wir vorab deine ausdrückliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) ein (z. B. über eine freiwillige Checkbox im Beitrittsformular).
Rechtsgrundlage bei Übersichtsaufnahmen: Bei Übersichtsaufnahmen von Veranstaltungen, bei denen das Event und nicht die einzelne Person im Vordergrund steht, erfolgt die Verarbeitung zur Wahrung unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an der Dokumentation und positiven Außendarstellung des Vereins.
Widerruf: Du kannst deine Einwilligung jederzeit nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO per E-Mail an office@icg-steyr.at widerrufen. Die bis dahin auf der Einwilligung beruhenden veröffentlichten Daten werden daraufhin gelöscht und die weitere Verarbeitung gestoppt.

Nutzung von WhatsApp-Gruppen / WhatsApp-Community

Wir bieten unseren Mitgliedern und Interessenten die Möglichkeit, einer freiwilligen WhatsApp-Community („Friends of Iron City Steyr 🎲“) sowie verschiedenen vereinsinternen WhatsApp-Gruppen beizutreten. Die Links bzw. QR-Codes hierzu sind unter anderem auf unserer Website bereitgestellt.

Zweck: Vernetzung der Community, informeller Austausch über Sammelkartenspiele (TCG), Tabletop, Pen & Paper, Brettspiele sowie kurzfristige Absprachen zu Spieleabenden.

Rechtsgrundlage: Die Teilnahme ist absolut freiwillig. Durch den aktiven Klick auf den Beitrittslink und den Beitritt zur Gruppe bzw. Community willigst du in die Verarbeitung deiner Daten (Telefonnummer, Profilname, Profilbild, Chatnachrichten) ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Datenübermittlung in Drittstaaten: Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass der Dienst WhatsApp von der WhatsApp Ireland Limited (bzw. der Muttergesellschaft Meta Platforms Inc. in den USA) bereitgestellt wird. Dabei kann es zu einer Übermittlung von personenbezogenen Daten (insbesondere Telefonnummern und Metadaten) in die USA kommen.

Wichtiger Hinweis: Die Nutzung von WhatsApp is keine Voraussetzung für die Vereinsmitgliedschaft. Alle offiziellen und rechtlich relevanten Vereinsmitteilungen (z. B. Einladungen zur Generalversammlung) erfolgen ausschließlich auf ordnungsgemäßem Weg (z. B. E-Mail oder Vereinsplaner).

Austritt / Widerruf: Du kannst deine Einwilligung jederzeit nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO widerrufen, indem du die jeweilige WhatsApp-Gruppe bzw. die Community einfach selbstständig verlässt. Aufgrund der technischen Struktur von WhatsApp ist eine vollständige Löschung bereits gesendeter oder geteilter Daten durch den Verein nicht möglich, jedoch verhindert der Austritt und der damit verbundene Widerruf die weitere Datenverarbeitung.

Datenweitergabe an Dritte

Deine Daten werden von uns grundsätzlich vertraulich behandelt. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt ausschließlich dann, wenn es zur Erfüllung des Vereinszwecks notwendig ist (z. B. an unsere Bank zur Durchführung von SEPA-Lastschriften für den Mitgliedsbeitrag), nach der Rechtsgrundlage des berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO oder wenn eine gesetzliche Verpflichtung nach Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO vorliegt. Ansonsten werden die Daten nicht an Dritte weitergegeben.

Speicherdauer

Webseiten-Anfragen: Einfache Kontaktanfragen von Nicht-Mitgliedern werden nach finaler Beantwortung und Klärung des Anliegens spätestens nach einem Jahr gelöscht, sofern keine Anschlussfragen zu erwarten sind. Anfragen, die zu geschäftlichen oder rechtlichen Dokumenten führen (z. B. Sponsoring-Vereinbarungen), werden gemäß den gesetzlichen Fristen (7 Jahre laut österreichischer Bundesabgabenordnung) aufbewahrt.
Mitgliederdaten: Wir speichern deine Daten für die Dauer deiner aktiven Mitgliedschaft. Nach dem Austritt werden die Daten gelöscht, es sei denn, es bestehen steuerrechtliche oder unternehmensrechtliche Aufbewahrungspflichten (z. B. 7 Jahre für Zahlungsbelege und Buchhaltungsunterlagen).

Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten

Wir haben technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die sicherstellen, dass die gesetzlichen Bestimmungen über den Datenschutz eingehalten werden. Diese umfassen die Speicherung in sicheren Netzwerken, eine Begrenzung der auf die Daten zugangsberechtigten Personen sowie ein Rollen- und Rechtekonzept innerhalb der Speicherstrukturen.

Deine Rechte

Dir stehen laut Datenschutz-Grundverordnung grundsätzlich folgende Rechte zu:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Du hast das Recht, von uns jederzeit eine Auskunft über deine gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Du hast das Recht auf Berichtigung allenfalls unrichtiger Daten, die deine Person betreffen (z. B. Schreibfehler).
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Du hast das Recht, dass personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern sie für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind und die Löschung keinem Rechtsgrund entgegensteht.
Recht auf Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Du hast das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung der dich betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen.
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Du hast das Recht, die von dir bereitgestellten Daten in einem gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln.
Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Du hast das Recht, Widerspruch gegen die Datenverarbeitung zu erheben, sofern die Datenverarbeitung aufgrund eines öffentlichen Interesses bzw. in Ausübung öffentlicher Gewalt oder aufgrund eines berechtigten Interesses erfolgt. Erfolgt die Datenverarbeitung, um Direktwerbung zu betreiben, hast du das Recht, Widerspruch gegen diese Datenverarbeitung einzulegen.
Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Du hast das Recht, eine erteilte Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit ohne Angabe von Gründen zu widerrufen. Dadurch wird die weitere Verarbeitung deiner Daten unzulässig; die Rechtmäßigkeit der aufgrund deiner Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt jedoch unberührt.

Wenn du der Meinung bist, dass die Verarbeitung deiner Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder deine datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, bitten wir dich, uns direkt zu kontaktieren (office@icg-steyr.at). Du hast zudem das Recht, dich bei der Österreichischen Datenschutzbehörde (Barichgasse 40-42, 1030 Wien, E-Mail: dsb@dsb.gv.at) zu beschweren.

Stand: Juli 2026